Bättre mottagande med handledarledd introduktion

På Destination Gotlands fartyg får säsongspersonalen numera en handledarledd introduktion och på rederiets intranät finns kortfilmer som visar olika arbetsmoment ombord. Hamid ­BaniShoraka, intendent på M/S Drotten som har utvecklat konceptet, säger att det handlar om att underlätta för både vikarier och ordinarie personal.
M/S Drotten ligger en och halv timme till kaj i Visby innan återresan till Nynäshamn. Under den tiden ska de offentliga utrymmena ombord städas och ställas i ordning för nya passagerare.

Som intendent och chef för den mest personaltäta avdelningen ombord på Gotlandsbolagets M/S Drotten, reagerade Hamid BaniShoraka på hur säsongspersonalen togs omhand när de kom ombord. Förberedelser och mottagande var otillräckliga vilket skapade problem för alla inblandade. 

– Plötsligt kunde det bara komma två nya som skulle börja jobba, säger han när vi slagit oss ner i ett av fartygets dagrum efter avgången från Nynäshamn. Vi löste det såklart, men det kändes oproffsigt och gav ett dåligt intryck. Jag har drivit på för en bättre introduktion och förra året bad rederiet mig att ta fram ett förslag. 

De ska känna sig sedda och välkomna, men också tagga till inför jobbet.

Efter många år i Gotlandstrafiken hade Hamid BaniShoraka en hel del tankar om hur inskolningen av ny personal kunde förbättras. Han pratade också med kollegor och tog reda på hur man gjorde på andra fartyg och rederier. Utifrån det utvecklades ett koncept som både ska kännas välkomnande och lärorikt för den som är ny och som tar hänsyn till den ordinarie personalens arbetssituation. Totalt pågår introduktionen under en veckas tid. De första fyra dagarna ägnas åt den obligatoriska säkerhetsutbildningen. Därefter följer tre dagar med inskolning ombord tillsammans med en handledare ur besättningen. 

– Vi frågade alla inom ombordservice om vilka som kunde tänka sig att vara handledare och totalt var det 15 som anmälde sig. Varje handledare har max tre vikarier åt gången och under introduktionen är de friställda från sitt ordinarie arbete. De får också ett litet arvode som tack för att de ställer upp, säger Hamid BaniShoraka.

Dagarna innan inskolningen skickas det ut ett välkomstmejl till alla nya med allmän information om vad som kommer att ske ombord och vem som tar emot dem.  

– De ska känna sig sedda och välkomna, men också tagga till inför jobbet. Första dagen ombord får de ett kompendium med viktiga telefonnummer och annan information om sådant som är bra att känna till som till exempel rutiner vid sjukdomsfall, säger Hamid BaniShoraka. 

Också arbetsmiljöfrågor är något som tas upp tidigt under introduktionen, berättar han. 

– Arbetsmiljön är en prioriterad fråga och vi befäl tar upp det med dem direkt när de kommer ombord. Om något händer ska de veta vart de kan vända sig. Man ska inte ha ont i magen när man kommer hit. Det här ska vara en schysst båt där alla känner sig välkomna. 

Det ska vara lätt att vara handledare och man ska inte behövt ha jobbat här i tio år för att kunna ta emot nya kollegor.

Sista dagen på introduktionen hålls ett uppföljningsmöte tillsammans med handledaren och intendenten. Där går man igenom dagarna som varit och om det är några moment som inte hunnits med. 

– Då ser vi om de behöver komplettera med något och vi får en feedback på hur de tycker att introduktionen varit. Sedan får de skriva under dokument som visar vilka moment de gått igenom. Det gör att mina kollegor som sitter med personalplaneringen vet vad vikarierna kan och inte kan, säger Hamid BaniShoraka. 

Inne på fartygets skeppskontor sätter sig Hamid BaniShoraka framför datorn och öppnar upp rederiets intranät. Här finns stödmaterial till handledarna i form av checklistor och annan information som beskriver i vilken ordning saker och ting kan eller ska utföras och vilka arbetsmoment som ska gås igenom.

– Det ska vara lätt att vara handledare och man ska inte behövt ha jobbat här i tio år för att kunna ta emot nya kollegor. Checklistorna är ett bra verktyg för att säkerställa att alla får samma introduktion och att ingenting glöms bort. Sedan ser ju dagarna lite olika ut och handledarna har fullt mandat att lägga upp introduktionsdagarna på bästa sätt, så länge de går igenom alla punkter på checklistan, säger Hamid BaniShoraka. 

En av dem som tackat ja till handledaruppdraget är Kristina Karlsson, förste kabinvärd som arbetar i informationen. Hittills i år har hon introducerat två vikarier vid två separata tillfällen. 

– Det är superbra att vi har fått den här introduktionen, säger hon. Man kan inte lära sig allt på tre dagar, men man får med sig grunderna. 

Kristina Karlsson berättar att hon börjar introduktionen med en rundvisning på fartyget, från bryggan och ner till maskinavdelningen. Därefter övergår hon till moment som handlar om själva arbetsuppgifterna. Som kabinvärd ska man kunna rotera mellan arbetsstationerna inom ombordservice med restaurang, butik, bar, hyttstäd och information, men under introduktionen läggs tyngdpunkten där det är tänkt att personen i fråga ska tjänstgöra mest. För dem som ska jobba i informationen är det extra mycket att lära, säger Kristina Karlsson. 

– Informationen är lite speciell eftersom den är så komplex och vi som jobbar här är sällan på någon annan arbetsstation. Det händer ganska mycket oförutsedda grejer i informationen som behöver lösas samtidigt som man hela tiden måste ha koll på klockan för att komma ihåg alla utrop. 

Kristina Karlsson tycker att det är särskilt viktigt att ta upp arbetsmiljöfrågorna under introduktionen för att förhindra besvär och skador. Hon berättar att hon efter snart 40 år inom ombordservice råkat ut för såväl diskbrock som förslitningsskador i axlar och armbågar och det vill hon inte att andra ska behöva drabbas av. 

– Det är stressen som sliter. Man hinner inte göra allt under de korta hamnuppehållen och då måste man prioritera och kunna välja bort för att inte gå sönder. Jag säger åt dem jag skolar in att skynda, men stressa inte. Om du bara hinner en sak så torka av borden och sopa bort smulorna på sätena. Fulla papperskorgar kan man tömma under resan. Det gäller att ha öga för vad som behöver göras. 

En av dem som gått den nya introduktionen är Mario Olofsson. Efter ett antal år inom service och restaurangbranschen iland skolades han in som kabinvärd på M/S Gotland i mitten av april.  

– Jag och en annan kille gick tillsammans med en ordinarie personal och hon var bra på att lära ut, både säkerhetsmässigt och pedagogiskt, säger han. Introduktionen här var bättre än de jag fått på jobb iland. Det är sällan man får gå bredvid så länge innan man börjar jobba. Det kändes lite lyxigt.  

Var det något du saknade eller tyckte kunde ha gjorts annorlunda? 

– Vissa moment kunde man lagt lite mer tid på, som städrutiner. Vid något tillfälle fick vi hoppa in och hjälpa till att servera i restaurangen också. Det kanske berodde på att det var mycket passagerare den resan, men jag tror att man lär sig mer om man bara får gå bredvid under en introduktion, säger Mario Olofsson. 

Det nya introduktionsschemat sjösattes inför förra sommarsäsongen, men har utvecklats ytterligare till i år. Bland annat har den kompletterats med stödmaterial för den som är ny i form av korta filmer som visar olika arbetsmoment. Det handlar om allt ifrån hur man städar en hytt till byte av ölfat och säker kemikaliehantering. Filmerna har spelats in ombord av Hamid BaniShoraka och de som agerar i filmerna jobbar själva på fartygen.   

– Vi ville inte låta proffs göra det här, det ska vara vår personal och vårt språk. Det kan vara svårt att ta till sig all information under introduktionen och då kan det vara skönt med filmer att titta på i lugn och ro sedan, säger Hamid BaniShoraka.  

Destination Gotland har tre fartyg som går i trafik mellan fastlandet och Gotland, M/S Visby, M/S Drotten och M/S Gotland. Av årets cirka 380 säsongsanställda är ungefär 280 återvändare från föregående år, medan ett hundratal är nyanställda. Den nya introduktionen av säsongspersonal används inom intendenturen på alla tre fartygen. 

– Nästa steg är att se över introduktionen inom driften. De har redan ett fungerande introduktionssystem, men jag är övertygad om att det går att få in lite mjuka värden även där, säger Hamid BaniShoraka.

Dela artikel:
Mail
Twitter
Facebook